Оформление подарков

Вопрос:

Нашей компанией были закуплены и выданы подарки сотрудникам компании и контрагентам нашей компании к праздничным датам: 23 Февраля, 8 Марта, день строителя, Новый год. Стоимость одного подарка составляет 1000 руб., 3000 руб., 5000 руб.

Согласно нашим локальным актам (положение о зарплате и др.) подарки сотрудникам не включены как выплаты стимулирующего характера и не являются вознаграждением за труд, не относятся к расходам по обычным видам деятельности и учитываются как прочие расходы на счете 91.2 (т. к. отсутствует решение общего собрания участников о расходовании чистой прибыли на приобретение подарков для сотрудников). У нас в данном случае расходы на приобретение подарков не учитываются при определении налоговой базы по прибыли.

По законодательству необходимо: - создать приказ на поощрение сотрудников, составить договор дарения с каждым сотрудником, если сумма подарка превышает 3000 руб.;
- если стоимость подарка составляет менее 4000 руб. , то НДФЛ не уплачивается;
- так как расходы на приобретение подарков не уменьшают налоговую базу по прибыли, то их
  стоимость не является объектом обложения ЕСН;
- подарок является объектом налогообложения НДС, т. к. подарок – это передача товара на
  безвозмездной основе и т. д.

Вопросы:

1. Как правильно документально оформить в учете списание подарков: должен ли каждый работник расписываться за получение подарка в ведомости; кто может расписаться в требовании-накладной на получение подарков (при списании подарков со склада). Как правильно оформить документы при дарении подарков контрагенту, который является юридическим лицом, но поименного списка кому предназначены подарки нет;
2. Как правильно отразить данную операцию (дарение сотрудникам компании) в книге покупок и книге продаж и выписать счет-фактуру (кто будет покупателем в данном случае).

Ответ:

Безвозмездная передача вещи в собственность другой стороне регулируется гл. 32 "Дарение" ГК РФ (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Если стоимость подарка превышает 3000 руб., а дарителем является юридическое лицо, то договор дарения должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 574 ГК РФ). Устный договор дарения ничтожен.

При выдаче подарков работникам в целях бухгалтерского и налогового учета такими документами могут служить:

1) приказ руководителя о приобретении подарков с указанием цели их приобретения и списка сотрудников, которым они будут вручаться. Приказ может быть составлен по форме N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" (Утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1),

2) накладная-требование (форма М-11, Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1),

3) ведомость выдачи подарков. Указанный документ составляется в произвольной форме, должен содержать следующие реквизиты:

В накладной-требовании достаточно подписи представителя организации, которому поручено получение и раздача сотрудникам подарков. Именно данный сотрудник при передаче подарков непосредственно сотрудникам контролирует, чтоб получатели поставили свои личные подписи в ведомости.

При передаче подарков контрагентам (юридическим лицам) список документов остаётся таким же за исключением личных подписей получателей в ведомости. В данном случае в ведомости нужно указать наименования организаций и Ф.И.О представителей, которым предназначены подарки.

При этом надо помнить, что ст. 575 ГК РФ напрямую запрещает дарение в отношениях между коммерческими организациями, если стоимость подарков превышает 3000 руб. С учетом этого положения презенты от имени организации обычно преподносят адресно. Например, руководителю фирмы-контрагента, главному бухгалтеру или конкретным специалистам, которые чаще всего контактируют с организацией.

Удержать НДФЛ с подарков деловым партнерам организация не может, так как подарок выдан в натуральной форме и в дальнейшем денежных выплат этим людям не планируется. Уплачивать же налог за счет средств налогового агента закон запрещает (п. 9 ст. 226 НК РФ). Поэтому в такой ситуации, если стоимость подарка превышает 4000 руб., фирма должна в течение месяца письменно сообщить в инспекцию о сумме подарка и о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно, если стоимость подарка больше 4000 руб. Кроме того, в обычном порядке до 1 апреля 2007 г. на получателя презента фирма должна подать сведения в инспекцию по форме 2-НДФЛ. Правда, здесь может возникнуть трудность с получением паспортных данных одаряемого лица, необходимых для оформления справки. Учитывая вышеизложенное, рекомендуем Обществу ограничить суммы подарков для контрагентов 4000 руб.

При этом НДФЛ начисляется только на ту часть стоимости подарка, которая превышает законодательно установленный лимит 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Заметим, что данный лимит установлен для всего налогового периода. То есть если человек получает в течение года несколько подарков, их стоимость суммируется. Если же общая стоимость презентов, полученных за год, до 4000 руб. не "дотягивает", такой доход НДФЛ не облагается.

Выводы:
В накладной-требовании достаточно подписи представителя организации, которому поручено получение и раздача сотрудникам подарков. Именно данный сотрудник при передаче подарков непосредственно сотрудникам контролирует, чтоб получатели поставили свои личные подписи в ведомости.

При передаче подарков контрагентам (юридическим лицам) в ведомости нужно указать наименования организаций и Ф.И.О. представителей, которым предназначены подарки.

На Вопрос №2

В соответствии с пп.1 п.1 ст.146 НК РФ объектом налогообложения по НДС признается реализация товаров (работ, услуг), к которой приравнивается и безвозмездная передача права собственности на товары (работы, услуги).

Налоговым законодательством не установлены особенности составления счета-фактуры при безвозмездной передаче товаров.

Обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в счете-фактуре, содержатся в п.5 ст.169 НК РФ. Среди обязательных реквизитов «Наименование покупателя». Аудиторы считают, что Общество может указать в качестве покупателя - «Физические лица».

Сотрудники Минфина разрешили выписывать счета-фактуры по товарам, безвозмездно переданным физическим лицам в единственном экземпляре на всю партию безвозмездно передаваемых товаров (Письмо Минфина России от 15.11.2006 N 03-04-11/217).

Абзацем 2 п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС (утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914) установлено, что в книге продаж регистрируются выписанные и (или) выставленные счета-фактуры во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению НДС. Следовательно, Общество должно зарегистрировать в книге продаж счёт-фактуру на безвозмездную передачу подарков для сотрудников и контрагентов. Сумма налога, предъявленная Обществу поставщиком товара (подарков), который используется при осуществлении операции, признаваемой объектом налогообложения по НДС, подлежит налоговому вычету при наличии счета-фактуры поставщика (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Следовательно, Общество регистрирует полученную от поставщика счёт-фактуру в книге покупок.

Выводы:

Аудиторы считают, что в счёт-фактуре на безвозмездную передачу подарков Общество может указать в качестве покупателя - «Физические лица».

В книге продаж Общество регистрирует счёт-фактуру на безвозмездную передачу подарков для сотрудников и контрагентов, а в книге покупок счёт-фактуру, полученную от поставщика товара (подарков).

Департамент аудита и бухгалтерского учета АКГ «ФинСовет Аудит»