Компенсация расходов на проезд сотрудникам

01.03.10

Вопрос № 1.

Сотрудники направленные в командировки, предоставляют ж/д билеты от места проживания (различные регионы РФ) до г. Москвы (место нахождения организации) и ж/д билеты от места жительства до места командирования.

Можем ли мы такие расходы принять для целей налогообложения прибыли (как командировочные расходы)? Если нет, то нужно ли начислять НДФЛ и страховые взносы? ( Расходы по проезду от г. Москвы до места командировки принимаем как командировочные).

Ответ:

Квалификация расходов по возмещению затрат на проезд зависит от того, являются ли поездки сотрудников командировками или работа имеет разъездной характер.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Условие о характере работ должно содержаться в трудовом договоре. Это предусмотрено статьей 57 ТК РФ.

Рассмотрим обе ситуации.

Работа носит разъездной характер.

Такой характер работы может быть предусмотрен для работников, суть работы которых подразумевает, что рабочий процесс проистекает вне места нахождения организации. Учитывая специфику деятельности организации, в данном случае речь идет о монтажниках, инженерах, прорабах и т.д.

При таком положении организация, согласно статье 168.1 ТК РФ, возмещает:

- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При этом ТК РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такие компенсации согласно ст. 129 разд. VI "Оплата и нормирование труда" ТК РФ являются элементами оплаты труда.

Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Учитывая изложенное, возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Таким образом, расходы на проезд сотрудников, имеющих разъездной характер работы, не являются командировочными и не являются частью системы оплаты труда. Они не подлежат обложению НДФЛ, страховыми взносами. Порядок, размер и перечень видов расходов, подле компенсации при разъездном характере работы, утверждается приказом руководителя или согласовывается с работниками в коллективном или трудовом договоре.

Позиция аудиторов согласовывается с позицией Минфина РФ, изложенная в Письме от 18.08.2008 N 03-03-05/87.

Работа не носит разъездной характер, работник имеет стационарное рабочее место и периодически направляется со служебным заданием в место, территориально удаленное от места его постоянной работы.

В этом случае имеет место командировка, которая должна быть должным образом оформлена:

- приказ о направлении работника в командировку
- командировочное удостоверение
- служебное задание и отчет о его выполнении
- учитывая специфику деятельности организации, речь может идти о контролере качества, инженера и т.п.

Очевидно, что в трудовом договоре должно быть указано место работы (адрес стационарного рабочего места, ст. 57 ТК РФ).

В таком случае, согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Статьей 8 Трудового кодекса РФ определено, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Таким образом, организации имеют право своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов, установленные Правительством РФ, обязательны в полной мере только для бюджетных организаций.

Другими словами, организации могут устанавливать командировочные расходы в меньшем или большем размере, нежели это установлено Правительством РФ.

Как видно из приведенного выше материала, ТК РФ не уточняет, что именно относится к расходу на проезд, а, следовательно, локальный нормативный акт (приказ, коллективный или трудовой договор) могут утвердить компенсацию любых расходов на проезд, связанный с командировкой. Речь идет о расходах на проезд от места постоянного пребывания работника к месту командировки. Соответственно, расходы на проезд к местонахождению стационарного рабочего места, командировочным не признается и компенсации в составе командировочных расходов не подлежит.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При оплате работодателем работнику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на

- проезд до места назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
- провоз багажа;
- расходы по найму жилого помещения;
- оплату услуг связи.

Все иные расходы, возмещаемые работнику по решению руководства (по экскурсионному обслуживанию, питанию, разъездам на такси и т.п.), подлежат включению в его совокупный доход и облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов.

Что касается налога на прибыль, то здесь дело обстоит иначе.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к расходам на командировки относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. То есть не признаются командировочными расходами расходы на проезд до места командировки из места, отличного от места постоянной работы.

То есть расходы на проезд от места жительства до Москвы (места работы) и проезд от места жительства (не Москвы) до места командировки не признаются для целей исчисления налога на прибыль.

Страховые взносы на компенсацию расходов на проезд от места пребывания работника до места командировки не начисляются только на том основании, что выплаты носят компенсационный характер (статья 9 Закона «О страховых взносах…»). То есть обязательно нужно предусмотреть соответствующие компенсации в локальных нормативных актах. Ранее (при ЕСН) эти выплаты не облагались, поскольку не включались в базу по налогу на прибыль. Закон «О страховых взносах» привязки к 25 Главе НК РФ не содержит.

Расходы на проезд от места пребывания работника до места его постоянной работы облагается взносами, поскольку эти расходы не связаны с исполнением работника своих трудовых функций и не носят компенсационный характер (статья 9 Закона «О страховых взносах…»)

Таким образом, расходы на компенсацию проезда признаются для целей налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов в зависимости от того, является ли характер работы работника разъездным или стационарным.

Если характер работ разъездной, то компенсации проезда от места жительства до Москвы и от места жительства до места «командировки» признаются в полном объеме для целей налогообложения прибыли и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Если у работника имеется стационарное рабочее место, то эти компенсации не признаются расходами для целей налогообложения прибыли. Обложение НДФЛ и страховыми взносами компенсации расходов на проезд до места командировки от места жительства и обратно зависит от правильного оформления локальных нормативных актов, трудовых и коллективных договоров. Компенсация расходов на проезд от места жительства до стационарного рабочего места (Москва) облагается НДФЛ и страховыми взносами в любом случае.

Вопрос № 2.

Компания компенсирует оплату проезда работникам офиса от дома до офиса (проезд в эл. поезде).

В 2009г компенсацию облагали НДФЛ и ФСС НС, при налогообложении прибыли не учитывали. Какие налоги д.б. в 2010г?

Ответ

Гарантии и компенсации, выплачиваемые работникам, предусмотрены Главой 28 ТК РФ.

Эта глава предусматривает минимальный объем компенсаций в ограниченном ряде случаев. Компенсация проезда в электропоезде данным документом не предусмотрена.

Тем не менее, согласно ст. 8 ТК РФ работодатель вправе установить расширенный перечень оснований по сравнению с ТК РФ для выплат компенсаций, в том числе установить компенсацию проезда на электропоезде.

Однако такие выплаты будут облагаться НДФЛ. Перечень выплат, необлагаемых НДФЛ, установлен статьей 217 НК РФ. Согласно этому перечню, не облагаются НДФЛ компенсационные выплаты работникам, связанным с выполнением ими трудовых обязанностей. Проезд на электропоезде до места работы не является выполнением трудовой обязанности, а значит, подлежит обложению НДФЛ.

Страховыми взносами эти выплаты также будут облагаться. Перечень выплат, необлагаемых взносами, установлен статьей 9 Закона «О страховых выплатах». Согласно этому перечню, не облагаются взносами компенсационные выплаты работникам, связанные с выполнением ими трудовых обязанностей. Проезд на электропоезде до места работы не является выполнением трудовой обязанности, а значит, подлежит обложению страховыми взносами.

Для целей налога на прибыль эти расходы могут быть признаны только в составе расходов на оплату труда по трудовым или коллективным договорам (ст. 255 НК РФ). Как уже отмечено выше, расходы на проезд не связаны с выполнением работника его трудовых обязанностей, а значит, не являются экономически обоснованными в соответствии со статьей 252 НК РФ.

Таким образом, компенсация расходов на проезд в электропоездах облагается НДФЛ и страховыми взносами. Для включения расходов на базу по налогу на прибыль, компенсация должна быть включена в состав системы оплаты труда, предусмотренной трудовым или коллективным договором. В противном случае, расходы признаны не будут.

Вопрос № 3.

Организация заключает договоры аренды личных автомобилей работников. (Договор прилагается).

Арендная плата в договорах не указана. Затраты по обслуживанию автомобилей (бензин) согласно путевым листам и Нормам списания ГСМ принимаем как расходы, учитываемые при налогообложении прибыли.

Никаких других налогов не начисляем.

Ответ:

Представленный для анализа договор является гибридом трех договоров, предусмотренных ГК РФ, а именно:

В результате действия указанного договора организация получает двойную безвозмездную выгоду: в виде безвозмездного пользования имуществом, а также в виде безвозмездного получения услуг по управлению данным транспортным средством.

В соответствии со статьей 250 НК РФ в состав внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли включается стоимость безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав.

Это мнение соответствует позиции, отраженной в Письме Минфина России от 04.02.2008 N 03-03-06/1/77, а также в Информационном письме Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98, в Определении ВАС РФ от 19.11.2007 N 14346/07.

Если выгода от безвозмездного пользования в налоговом учете показана, то можно учесть и расходы по содержанию имущества.

Расходы, связанные с содержанием и обслуживанием безвозмездно полученного имущества признаются экономически обоснованными в соответствии с пп.49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Минфин РФ это утверждение не оспаривает, что подтверждается его Письмом от 04.04.2007 N 03-03-06/4/37). По этому вопросу существует положительная для налогоплательщиков арбитражная практика (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2007 N А33-8475/06-Ф02-4023/07, ФАС Волго-Вятского округа от 19.12.2006 N А11-464/2006-К2-22/135).

У ссудодателя (физического лица, предоставившего свой автомобиль) налоговых последствий не возникает. Обязанности уплачивать НДФЛ и страховые взносы у организации – получателя автомобиля также нет. Это связано с тем, что отсутствует объект обложения, предусмотренный для НДФЛ (ст. 209 НК РФ) и взносов (ст. 7 Закона «О страховых взносах»).

Таким образом, ЭСО обязано включить в состав доходов стоимость полученной выгоды для целей налогообложения прибыли. Расходы на содержание транспортного средства можно включить в состав расходов по налогу на прибыль. Объектов обложения НДФЛ и страховыми взносами не возникает.

Вопрос № 4.

Компания имеет автомобили, полученные по договорам лизинга.

Копии договоров лизинга, ПТС, свидетельства о регистрации прилагаем. Нужно ли нам начислять транспортный налог на лизинговые автомобили?

Ответ:

В соответствии со статьей 357 НК РФ плательщиками транспортного налога признаются лица, на которых в соответствии с законодательством РФ зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом обложения транспортным налогом.

Согласно ст. 20 Федерального закона от 29.10.1998 N 164-ФЗ "О финансовой аренде (лизинге)" предметы лизинга, подлежащие регистрации в государственных органах (транспортные средства) регистрируются по соглашению сторон на имя лизингодателя или лизингополучателя.

Как предусмотрено Приказом МВД РФ от 27.01.2003 N 59 "О порядке регистрации транспортных средств" регистрация транспортных средств за лизингодателем, совершение иных регистрационных действий и снятие с регистрационного учета таких транспортных средств производятся регистрационным подразделением по месту нахождения лизингодателя на общих основаниях (п.52.1 Правил регистрации ТС).

Следовательно, в этом случае налогоплательщиком является лизингодатель, который уплачивает транспортный налог по месту регистрации транспортных средств.

При этом, транспортные средства, переданные лизингодателем лизингополучателю во временное владение и (или) пользование на основании договора лизинга или сублизинга, предусматривающего регистрацию транспортных средств за лизингополучателем, временно регистрируются в регистрационном подразделении за лизингополучателем на срок действия договора по месту нахождения лизингополучателя или его филиала (представительства).

В этом случае государственная регистрация транспортных средств осуществляется непосредственно за лизингополучателем, то есть минуя государственную регистрацию транспортных средств за лизингодателем, и поэтому транспортный налог должен уплачивать лизингополучатель по месту государственной регистрации транспортных средств.

Позиция аудиторов согласовывается с позицией Минфина РФ, изложенной в Письме от 30 июня 2008 г. N 03-05-05-04/14.

Таким образом, транспортный налог уплачивает та сторона, на которую согласно условиям договора регистрируется транспортное средство.