Учет электронных билетов

Описание ситуации:

Наша организация оплатила стоимость авиабилета для командированного работника по безналичному расчету.

После возвращения из командировки сотрудник приложил к авансовому отчету маршрутную квитанцию в электронном виде (электронный билет).

Электронная маршрутная квитанция не подпадает под определение «денежного документа».

Вопрос:

Каким образом провести данную операцию в бухгалтерском учете организации?

Ответ:

Перевозка пассажира и его багажа осуществляется на основании договора, а факт заключения такого договора удостоверяется билетом (ст. 786 ГК, п. 2 ст. 105 Воздушного кодекса).

Электронный билет - это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной (железнодорожной) перевозке пассажира (и багажа - в воздушной перевозке) представлена в электронно-цифровой форме (Приказы Минтранса России N 134 и N 102).

На основании выписки банка операция, связанная с оплатой билета в учете фиксируется бухгалтерской записью:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 51 «Расчетный счет»

При возвращении сотрудника из командировки, в бухгалтерию предоставлены подтверждающие документы: маршрутная квитанция и посадочный талон.

Дебет 44  «Расходы на продажу» (26 «Общехозяйственные расходы)

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

В случае выделения суммы НДС в документе:

Дебет 19  «Налог на добавленную стоимость по приобретенным услугам»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Дебет 68 «Расчеты с бюджетом по НДС»

Кредит 19  «Налог на добавленную стоимость по приобретенным услугам»

Налог на добавленную стоимость:

Суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по расходам на командировки внутри нашей страны, подлежат зачету, но лишь при соблюдении определенных условий:

1. командировочные затраты должны быть приняты к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК);
2. вычеты по НДС производятся только на основании документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога (п.1 ст.172 НК РФ).

Обычно в электронных билетах не выделяется сумма НДС. Чтобы избежать спора с налоговым органом, всю сумму, указанную в билете, можно включить в состав прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо МНС России от 04.12.2003 N 03-1-08/3527/13-АТ995, Письмо от 10.01.2008 N 19-11/603)

Налог на прибыль:

В целях налогообложения прибыли признаются расходы обоснованные, документально подтвержденные и направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В ранних письмах Минфина указано (Письма от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893, от 11.10.2007 N 03-03-06/1/717, от 13.08.2007 N 03-01-10/6-239): если для поездки в командировку был приобретен авиабилет, оформленный в бездокументарной форме, то оправдательными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли могут являться: распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон.

В более поздних Письмах (от 10.02.2009 N 03-03-05/20, от 27.08.2007 N 03-03-06/1/596) Минфин указал, что подтверждающими документами могут быть маршрут-квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности билете, чек или другой документ, подтверждающий оплату, оформленный на бланке строгой отчетности..

Также было разъяснено в Письмах Минфина РФ от 04.02.2009 N 03-03-07/3, от 21.08.2008 N03-03-06/1/476, от 07.09.2007 N03-03-06/1/649, что расходы по приобретению работником электронного авиабилета могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль и в том случае, если они имеют косвенное подтверждение: есть документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание за границей и др., распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд командированного работника (фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета).

Обращаем ваше внимание, что первичные документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык. Если такие документы составлены по типовой форме, то достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели, а в последующем переводить только изменяющиеся данные. (Письмо Минфина России от 03.11.2009 N 03-03-06/1/725)

Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами, рекомендуем прикладывать распечатку электронного билета и посадочный талон, в случае необходимости, производить построчный перевод.

Департамент аудита и бухгалтерского учета АКГ «ФинСовет Аудит»